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Word(ワード)企業研修セミナー

Q.Word(ワード)のヘッダーに自動的に見出しを入れる方法を教えてください。

A.Word(ワード)の長文作成では、「第1章」「見出し1」といった階層構造を持たせて管理し、ヘッダーには「見出し」が表示されると大変読みやすいものになります。
ドキュメント内に自動的に情報を表示する機能「フィールド」を使用することで、「見出し」に設定しているテキストをヘッダーに表示させることができます。フィールドを利用する利点はセクション区切りの設定をする必要がないという点です。

 

フィール機能イメージ1_Word(ワード)企業研修セミナー

 

文書では大前提として「見出しスタイル」が設定されていることが必要となります。
初めに「見出し番号の挿入」手順を紹介します。

 

1.文書をヘッダーの編集状態にします。
2.「挿入」タブの「クイックパーツ」から「フィールド」をクリックします。

 

フィール機能イメージ2_Word(ワード)企業研修セミナー

 

3.フィールドダイアログボックスの「フィールドの名前」一覧から「StyleRef(スタイルレフ)」を選択します。

 

フィール機能イメージ3_Word(ワード)企業研修セミナー

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.スタイル名一覧から「見出し1」を選択します。
5.フィールドオプション「段落番号の挿入」にチェックを入れOKボタンをクリックします。

 

続いて「見出し1」のテキスト部分の挿入は、上記手順の1.から4.を行いOKします。
また、このように「フィールド」を利用することで、文書の左右余白に挿入したテキストボックス内に見出しを表示させることもできます。

 

フィール機能イメージ4_Word(ワード)企業研修セミナー

 

なお、見開きで印刷をする場合は、「ページ設定」ダイアログボックスの「その他」タブで「奇数/偶数ページ別指定」にチェックを入れ、奇数位置と偶数位置の2つを作成してください。

 

Word(ワード)企業研修・セミナー風景

Q.差し込み印刷の「フィールドの対応」はどのような使い方がありますか?

A.Word(ワード)で差し込み印刷を行う場合は、データファイルのフィールドをWord(ワード)に組み込まれている差し込み印刷フィールドに対応させますが、「フィールドの対応」でどこのフィールドに関連付けされているかが解ります。
またデータファイルを切り替える場合にも、切り替え後のフィールドの関連付けを行うことができます。
さらに、住所録に海外宛のアドレスが混在する場合、「フィールドの対応」を変更することで国内とは逆になる宛名を表示することができます。
「住所ブロック」ダイアログボックスを利用すると、住所や氏名などをまとめたひとつのフォールドとして挿入することができます。

 

Word(ワード)差し込み印刷001

 

下図点線枠の「郵便番号と住所を挿入する」は「フィールドの対応」で住所録データの「国名を表す項目」を設定することで設定が可能になります。

 

Word(ワード)差し込み印刷イメージ002

 

 

「フィールドの対応」詳細設定では、「住所1」に「番地を表す項目」を、「都道府県」に「州都道府県を表す項目」、「国/地域」に「国名を表す項目」とドロップダウンリストから設定します。
「住所ブロック」ダイアログボックスに戻り「次の国名/地域名と異なる場合のみ国名/地域名を含む」のチェックボタンをONにして下さい。

 

Word(ワード)差し込み印刷イメージ003

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

結果のプレビューでレコードを送っていただくと国内と海外の宛名表記が変更されていることが判ります。
このようにフィールドの対応機能を使うことで、処理の自動化と柔軟性を得ることができます。

 

企業パソコン研修(Word)

Q.Word(ワード)でチラシを作成します。文字を配置するために便利な機能を教えてください。

A.チラシなどでは、1行の文字数による視線の移動距離や改行による移動回数が多くなる場合は、段組みやテキストボックスで分けることで可読性を高めることができます。また適度な行間を設定することも読みやすさにつながります。
段組みは、段組みコマンドから「段組みの詳細設定」で段の幅や間隔を設定することができます。

 

段組み

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文字列の配置を任意の位置に設定するにはテキストボックスを使用します。

 
段組みとテキストボックスのリンク

 

上図のように量の多い文字列は「テキストボックスのリンク」機能を使用すると、複数のテキストボックスに流し込むことができます。文字の編集やサイズ変更があっても自動的に文字のつながりが調整されます。

1.リンク元となる1つ目のテキストボックスをクリックします。
2.描画ツール―書式タブの「リンクの作成」をクリックします。
3.マウスポインタの形が変更されたのを確認してリンク先の空のテキストボックスをクリックします。

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また、ホームタブの段落ダイアログボックスで、「ページの行数を指定時に文字を行グリッドに合わせる」のチェックをオフにすると、行間は文字サイズに応じて自動調整されます。

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なお、チラシを作成する際は、余白との割合、文字と画像の割合、またフォントサイズのジャンプ率なども考慮して工夫をしてください。

Q.Word(ワード)で見出しなどの書式を一括で変更することはできますか?

A.Word(ワード)の文書作成では、ひとつの文字列に対していくつかの書式を設定することがありますが、複数個所でその書式を使用する場合は書式をまとめて登録した「スタイル」を使用すると、一括して反映されるので時間の短縮につながります。
 
一箇所の変更を複数に反映させる方法を2つご紹介します。

 

1.スタイル設定してある文字列を選択し、文書上で書式を変えた後、スタイルギャラリーの当該スタイル名で右クリック、「選択箇所と一致するように(スタイル名)を更新する」をクリックします。

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2.「スタイルの変更」ダイアログボックスで行います。
同様に右クリックし変更を選択すると「スタイルの変更」ダイアログボックスが表示されます。「書式」からさらに詳細に設定することができます。

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また、新規作成するには、スタイルグループのダイアログボックスランチャーから表示される「スタイル」ダイアログボックスの「新しいスタイル」をクリックすると新規で作成することができます。スタイル記号の内容は下図の通りです。

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「新しいスタイル」をクリックし「書式から新しいスタイルを作成」ダイアログボックスで書式を設定し名前を付けて登録することができます。

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《次の段落のスタイル》で、設定したスタイルが次の行に影響しないようにするためには標準にしておきます。オリジナルの名前を付けてOKボタンを押して下さい。
 
なお文書上で適用したスタイルをもとに戻す場合は、「標準」をクリックすれば入力時の文字列に戻すことができます。

Q.Word(ワード)のコネクタの接続方法を教えてください。

A.フロー図の作成などで使われるコネクタは、Excel(エクセル)はシート上で、PowerPoint(パワーポイント)はスライド上で図形の接続ポインタにコネクトできます。
しかしWord(ワード)の場合は、テキストの入力領域ではコネクタの接続ポイントが表示されないため、線と同じになってしまいます。
Word(ワード)でのコネクタの接続ポインタを表示するためには、挿入タブの図形コマンドから「新しい描画キャンバス」をクリックして領域を作る必要があります。

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描画キャンバスは、枠線で囲まれた図形専用の領域で、作成した図形の位置関係を保持したままの移動や、
ドラッグするだけで複数の図形を選択することができるものです。
描画キャンバス内でのコネクタの接続方法は、先に図形を作成したあとコネクタコマンドをクリックし、マウスを図形上に移動すると結合点が表示されます。
結合点にドラッグするとコネクタの端点が赤い点に変わりますので、ポイント間の接続を確認できます。

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注意点として、位置を変更する場合、コネクタをドラッグすると接続が切れてしまいますので図形を選択して動かして下さい。切れた場合は、白いハンドルをドラッグして結合点に繋ぎます。

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また、コネクタ上で右クリックすると「コネクタの再接続」というコマンドが表示されますが、これは一度切れたコネクタを再度接続させるものではなく、図形間の最短距離のポイントに接続されるということです。

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