PowerPoint（パワーポイント）

パソコン教室や出張研修先で、受講生やお客様からパワーポイントのデータをお預かりしたとき、異様にデータ容量の大きなファイルをお預かりする時があります。いったいどんなスライドデータなのかと確認してみると、なんのことはないデジカメで撮影した画像が、数点の貼り付けられたスライドデータでした。

今回ご説明する内容は、パワーポイントに貼り付けた画像ファイルの圧縮です。
パワーポイントで資料を作 成していると、スライドに写真を挿入することが多々あります。ただこの時、デジカメで撮影した画像ファイル等を、そのまま挿入しスライド上で縮小しても、 画像データは元の大きさ（データ容量）のままで、スクリーンで投影してプレゼンを行う分においては、オーバークオリティです。これが、パワーポイントの ファイルサイズが大きくなってしまう原因です。

そこで、「画像の圧縮」です。圧縮方法は簡単です。スライドに挿入した画像ファイルにマウ スを合わせ、右クリックして「図の書式編集」をクリック
開いた書式設定画面の左下にある「圧縮」ボタンをクリックすると、「図の圧縮」ウィンドウが開きます。

1.設定の対象で、選択した画像ファイルだけを圧縮するか、そのパワーポイントのスライドデータの中の全ての画像ファイルを圧縮するかを選択してくだ さい。
2.解像度の選択でスクリーン上のみで使う場合は「WEB/画面」を選択してください。プリントアウトなどして資料を配布する場合は「印刷」を選択し てください。

以上で画像ファイルの圧縮が完了します。また、オプションで図のトリミング部分を削除することも可能です。不要部分を削除することでさらに圧縮が可能です。

>文書作成代行・DTPデータ作成サービス
>ワード・エクセル・マクロＶＢＡ・パワーポイント・アクセス企業パソコン研修
>出張パソコン教室ITスクール
>ホームページ更新サービス　
>パソコンの家庭教師BEST

講習会などで、受講生から、パワーポイントのスライドショーを表示させるときに、スライドショーを無限にループさせたいけどどうすればいいのか？・・・と質問を受けることがあります。
今回はスライドショーについて、ご説明いたします。

スライドショーをループ再生する方法は、ツールバーの「スライドショー」から、
「スライドショーの設定」をクリック
開いたウインドウの、オプション、「Escキーが押されるまで繰り返す」に
チェックを入れれば、スライドショーがループします。

>文書作成代行・DTPデータ作成サービス
>パソコン企業研修
>パソコン教室
>ホームページ更新サービス　
>パソコンの家庭教師BEST

表組みの中の揃えについては、「Ctrl」キーを押しながら「Tab」キーを押します。そうすれば、左揃え、右揃え、中央揃え、小数点揃えが利用でき、綺麗に揃った表が出来上がります。

>文書作成代行・DTPデータ作成サービス
>ワード・エクセル・マクロＶＢＡ・パワーポイント・アクセス企業パソコン研修
>出張パソコン教室ITスクール
>ホームページ更新サービス　
>パソコンの家庭教師BEST

まずは、次の8つのポイントに注意しつつ、ご自分の企画書を新たな目で見てみてください。

1：全体の構成にメリハリはついているか？
2：全体を通して、一定の統一感が生まれているか？
3：画面を文字で埋め尽くしていないか？
4：企画内容に合った書体を使っているか？
5: 必要以上にたくさんのオブジェクト
　（画像など）を配置していないか？
6：過剰な装飾をほどこしていないか？
7：使用しているイラストは、企画内容に合っているか？
8：デザインテンプレートは有効に活用できているか？
「見やすく、読みやすく、わかりやすく」がグッドプレゼンテーションの大原則。どれか一つでもあてはまった人は、この機会に企画書のデザインを見直してみましょう。デザインは、よい企画をより魅力的に、よりわかりやすくしてくれるものなのですから。

次に、チェックした項目をこれから順次解説していきますが、まずは「全体の構成」について。皆さん、できるだけコンパクトにまとめて長くなり過ぎないようにと注意されていると思いますが、実はこれがなかなか難しい・・・。企画の骨子を正確に伝えるために、ある程度のボリュームは必要ということもあるでしょう。

その場合は「本」を参考にして、「目次」や「扉」を入れてみましょう。メリハリがつくと同時に、流れがスムーズになり、印象がグッと変わります。冒頭に目次を置くことで、読み手の「いつ終わるのか？」「次は何がくるのか？」という不安も、解消することができます。

PowerPointでは、モニターを使うことを前提としたスライドプレゼンテーション用の資料も、プリントアウトして配布するための資料も、ともに作成できます。ただ、どちらも同じものにしてしまうと、読みづらい場合が多々あります。というのは、モニター用と配布用とでは、見る環境がまったく異なるからです。遠くのモニターに移るものを読むのと、手元にある資料を読むのでは、違いますよね？

＜モニター用企画書での注意点＞
文章は要点を整理して短く完結に。
1ページの文字量は、タイトルを除き、最高で10行（理想は7～8行）。そうすると、本文の文字の大きさは必然的に20ポイントくらいに落ち着きます。
遠目からでも内容が直感的にパッと頭に入ってくるように、箇条書きを活用する。
さらに、暗い印象を与えてしまいかねないので、ネガ表現（黒地に白ヌキの文字を使用）はなるべく避ける。
書体は、基本的にゴシック系を使用。
太字（ボールド）にしてもよい。明朝体などは、モニターに映したときに文字の細い部分が見えづらいので、使わないほうが無難。
以上の事柄以外は、基本的に、デフォルトの「スライドのレイアウト」などを活用するとよいでしょう。

配付資料の場合は、手元に置いて間近で見るため、もう少し細かな配慮を加えると、より魅力的な企画書に生まれ変わります。例えば、文字と文字との間隔「文字間」、行と行との間隔「行間」、それらの集合体である文章の、きれいな「揃え方」です。タイトルの位置、余白の開け方にも、その人のセンスが表れていると言えるでしょう。

>文書作成代行・DTPデータ作成サービス
>ワード・エクセル・マクロＶＢＡ・パワーポイント・アクセス企業パソコン研修
>出張パソコン教室ITスクール
>ホームページ更新サービス　
>パソコンの家庭教師BEST

パワーポイントデータを作成する際、内容を伝えるためにイラストを利用することが多いと思います。ただ、パワー ポイントに元々登録されているクリップアートでは、どうしてもデザイン的に弱くなってしまいます。

そのため、パワーポイント以外のアプリケーションを利用して、イラストを作成しWMF形式で書き出しをしてか ら、パワーポイントに挿入しています。ご存知の通りパワーポイントはイラスト作成するのはとても苦手です。オートシェープから、フリーハンドやフリー フォームで、イラストを描けなくはないですが、すごく苦労された経験をお持ちの方もいるかと思います。

普段私どもでは、イラストの作成は専用のアプリケーション（Ａ社ソフト）を利用していますが、イラストの挿入だ けなら、画像にして貼り付けてもいいんじゃないの？という方も見られるかもしれません。実はWMF形式のデータを挿入すると、パワーポイント上で編集する ことも可能なのです。地図などのデータは特にそうですが、地域によって色分けをする場合は、パワーポイント上で変更するほうが早く、便利です。

なお、WMF形式はアプリケーションによって書き出しができるもの、できないものがるので、イラスト作成ソフト で書き出しができるかを確認してください。

また下記に、WMFファイルのダウンロードできるサイトを上げておきました。一度ご覧になってみてはいかがですか？

オフィスオン ライン

クリップアートファクトリー

>文書作成代行・DTPデータ作成サービス
>パソコン企業研修
>パソコン教室
>ホームページ更新サービス　
>パソコンの家庭教師BEST