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Q.スライド作成で、グラフや画像などの効果的なレイアウトはありますか?

A.PowerPoint(パワーポイント)でのスライド作成は、伝えたい情報をチャート化し、文字列となるキーメッセージは最小限にとどめた1スライド1メッセージで作成します。加えて視線の動きと人の脳の役割を取り入れることでより訴求力を持たせることできます。
ではスライド作成で、文字列やグラフ等の効果的な配置を2点ご紹介します。
ひとつは、左上をスタートし「Z」(ゼット)の型に、または「L」(エル)を逆にした型など視線誘導のパターンを利用した配置です。瞬時に理解をしようとする時の「隣接するものへ」、「大から小へ」動くという視線の性質を踏まえて配置を設定します。

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もうひとつは、右脳と左脳の機能に合わせたアプローチです。
左脳は、主に文字や言葉等による論理的な事柄を司る機能。右脳は、画像・映像等による感性・感覚を司る機能と言われています。「右目の情報は左脳に」、「左目の情報は右脳に」と交差して繋がっていますので、画像と文字列を上下に配置するより、「グラフや画像は左」に、「文字列でのキーメッセージは右」に配置する方が情報の処理効果があるということになるかと思います。

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さらに左脳に比べ、右脳は判断スピードも速く、直観的かつ総合的な情報の処理ができるそうです。
グラフチャートの場合でも元データの不要な情報は省き、重要な1つに要点を絞ったグラフを左側に配置し、その要点をキーメッセージとして右側に配置することで瞬時に伝えたいことを届けられることにつながります。

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円グラフは、元データを大きい順に並べ替えておくと、データの割合の状況がつかみやすくなりますが、年代順などのようにデータ順にしないほうが見やすいこともあります。なおグラフにおいてはスライド一面に表示する方が効果的な場合は、テキストボックスを利用するなどして補完を行ってください。

Q.スライドに図形や写真の挿入する際、各スライドの一定位置に配置したいです。良い方法はありますか?

A.
PowerPoint(パワーポイント)のスライドのレイアウトは、統一感を重視して作成します。そのためには、あらかじめ見せ方の構成や形式を決めておき、「ガイド」を使用して、スライドを分割しておくと規則性をもった配置ができ、訴求効果を高めることにつながります。
ガイドの挿入方法は、表示タブから「ガイド」にチェックを入れる方法と、スライド上のテキストボックス以外の場所で右クリックし「グリッドとガイド」から入れる方法があります。

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ガイドの表示にチェックを入れると、水平と垂直の中心線が各1本入りますが、Ctrlキー(コントロールキー)を押しながらドラッグすると増やすことができます。

・ヘッダーフッターの領域を確保するための外枠線を作っておく。
・垂直、水平に3分割するためのガイドを引いておく。
・黄金比率(1: 1.618)を用いて分割するためのガイドを引いておく。

など、レイアウトのイメージに沿ってガイドを引き、配置の位置をきめておきます。
下図は、サイズ4:3(縦19.05㎝横25.4㎝)のスライドに対して外枠を決めた後、中心から1/3に分けてガイドを設定したものです。

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さらに下の図は黄金比(1:1.618)と言われている比率で各領域を作ったものです。

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不要なガイドラインはスライドの外にドラッグすると消去できます。消してしまったガイドを再表示させる場合も右クリックで行えます。
ただしガイドの位置が不意にずれてしまい正確な配置ができないという場合は、PowerPoint(パワーポイント)にはロック機能がないので「スライドマスター」に線を引き、ロックの代替えをするという方法で不意な位置のズレを防ぐことができます。
ガイドを便利に利用して配置する文字や写真、図形の位置に統一感を保ったスライドを作成してください。

Q.テキストボックスの行間をその都度設定しています。効率化できる方法を教えてください。

A.スライド作成の文章チャートなどでは特に、テキストボックスの使用頻度が高いと思います。訴求力の要素となる可読性をあげるため、息苦しさのない行間と余白の工夫は必要ですが、その都度設定をしたりコピーしたりでは時間のロスにつながってしまいます。そこで独自の行間と余白を作成して「既定のテキストボックスに設定」しておくことをお薦めします。
まず、下図でテキストボックスを基本設定のまま使用したものをご覧ください。

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PowerPoint(パワーポイント)のテキストボックスの基本設定では、枠線は表示されないのですが、余白を解りやすくするために入れてあります。余白の設定は、テキストボックス上で右クリックし「図形の書式設定」をクリック。PowerPoint(パワーポイント)2013では画面右側の作業ウィンドウで行います。

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行間の設定については、ホームタブの段落グループにある「行間」コマンドボタンです。行間のオプションから「段落」ダイアログボックスで詳細に設定することができます。
行間の調整は、1行・1.5行・2行など行で設定する方法と、ポイントで設定する2通りがあります。

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箇条書きや段落番号で表記した箇所に設定する場合は、「段落前」または「段落後」のポイントで調整されてもよろしいかと思います。1ポイントとは〈1インチ(2.54cm)÷72 〉。フォントサイズ+ポイント数で自由に体裁の良い行間を指定できます。
固定値はフォントサイズを大きくしても小さくしても、ポイントで指定した行間サイズが固定されます。行間が固定されているということは、それよりも大きなフォントサイズに変更をすると文字が切れてしまうという点にご注意ください。

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チャートに適したテキストボックスが決まったら、右クリックで「既定のテキストボックスに設定」をして下さい。チャート作成ではテキストボックスの背景色で各コンテンツの区分を表すこともありますので、行間だけでなく余白も取っておきます。

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さらに挿入したテキストボックスも、描画ツールの書式タブで図形への変更をすることができますので、例えば角丸四角形に変更した場合でも、そのまま余白や行間が反映されます。ぜひお試しください。

 

Q.プレゼンテーションための情報を上手くまとめる方法はありますか。

A.プレゼンテーション資料を作成するには、まず目的とゴールイメージを明確化し、聞き手や必要な情報を収集したうえで、拡散しているイメージを整理分析する必要があります。
スライド構成は、導入・本体・結びと分けますが「本体」でどのような理論展開が効果的なのかは、プレゼンの目的が報告か講演か、さらにディスカッションか承認獲得か聞き手との関係によって変わります。
収集した情報の整理は、KJ法、マインドマップ、フィッシュボーン図などを利用しても良いかと思います。整理することで不足や重複に気づき、強調すべき点が浮かび上がり、さらにフレームワークの枠組みに落とし込むことで、論理的に整理され、ゴールイメージへ結び付けがしやすくなりますので、ぜひアナログ作業に時間をかけてください。
プレゼンテーションによく使われるフレームワークを一部紹介します。

【5W3H】
What(ホワッツ)目的は何・When(ホウェン)・実行期限はいつ・Where(ホウェア)場所はどこ・Who(フー)担当、分担、顧客ターゲットは誰・Why(ホワイ)ニーズの明確化・How(ハウ)方法、手段、仕上げ方・How Much(ハイマッチ)コスト・How Many(ハウメニー)数量。

【FABE(ファブ)】
Feature(フィーチャー)特徴・Advantage(アドバンテージ)利点・Benefit(ベネフィット)利益・Evidence(エビデンス)証拠。

【PREP(プレップ)】
Point(ポイント)結論 ・Reason(リーズン)理由・Example (エグサンプル)事例・Point(ポイント)結論。

【TAPS(タップス)】
To Be(トゥビィ)理想・As Is(アズイズ)現状・Problem(プロブレム)課題・Solution(ソリューション)解決。

他に「AIDMA(アイドマ)」「AISAS(アイサス)」のように、注意を喚起する・関心を引く・欲求を喚起する・記憶に残らせる・アクションを起こさせる・さらに検索させる等があります。

聞き手がサービスを認知してゴールに至るまでのステップを、論理展開を組み替える作業に時間をかけることで、スライド作成が効率的になっていきます。
また、ふるい落としたキーワードもプレゼンの文言として使えることがあります。言語情報を構造化した後、視覚的に表現するために文章チャート、図解チャート、グラフチャートなど、適したものスライドにしていただければよろしいかと思います。

Q.プレゼン資料での色の使い方を教えてください。

A.プレゼンテーション資料で、色分けをして構造化されたスライドは速読性の効果がありますが、過度に色を使いすぎると伝えるべき内容のポイントがぼやけてしまいます。プレゼン資料の色は、テーマカラー・アソートカラー・アクセントカラーで構成し、基本、3色から4色とされています。

【テーマカラー】
文書のコンセプトを表現するもので、プレゼンの内容をイメージできる色を選ばれるとよいかと思います。コーポレートカラーを使うのも効果的です。

【アソートカラー】
サボネートカラーまたはサブカラーとも言われ、テーマカラーに従属し補完する役割があります。テーマカラーの同系色や、同じ色相で明度や彩度を変えた色にすれば、統一感が出ます。

【アクセントカラー】
目立たせたい場所、強調したい場所に使います。テーマカラーとの反対色が効果的です。
アクセントカラーは多用せず、プレゼン資料を「1スライド1メッセージ」として作りこむことで、アクセントカラーがいき、メッセージのポイントが強調されたスライドになるかと思います。

【背景色】
背景色は、印刷にも向いている「白」にするのが基本ですが、プレゼンテーションを行う会場の照明が暗い場合は、濃背景で文字を白くする方が見やすくなることもあります。

【文字の色】
文字色は、無彩色の「黒・グレー・白」と言われますが、スクリーンで見るときに、コントラストの強い真っ黒より濃灰色が全体的に落ち着いて見えることもあります。

図形や文字などスライド全体で使用する色は、標準色は彩度が高めですので、彩度を下げ少し暗くした方が落ち着いた印象になります。
彩度の調整は、「その他の色」から「色の設定」ダイアログボックスの「ユーザー設定」を表示します。カラーモデルが通常は「RGB」になっていますので「HSL」に切り替えます。「鮮やかさ(S)」の数値を変更することで彩度の調整ができます。

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なお、「デザイン」タブの「テーマ」グループに、「フォント」「配色」「効果」等が組み込みされたデザインが用意されていますので統一感のあるスライドが楽に作れます。

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また、PowerPoint(パワーポイント)2013では [デザイン] タブに [バリエーション] という領域が増えています。適用している配色やフォント、効果などのカスタマイズもできますのでオリジナルなスライドが作成できます。右クリックをしていただくと、適用範囲も選択することができます。

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プレゼン資料を作成する際は、パソコンのモニターで見る印象と、プロジェクタで見る印象には違いがあります。プレゼンテーションを行う部屋の大きさや照明も考慮しつつ、デザイン性より見えやすさを重視した色を使うようにすることをおすすめします。