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Q.PowerPoint(パワーポイント)2013のプレゼン資料のサイズを小さくする方法を教えてください。

A.資料を作成する際、写真などの複数使用でファイルサイズが大きくなることがあります。写真での情報提供は主旨のイメージから逸れないことに重点を置き、枚数を調整したり、フォーカスしてトリミングすることでもファイルサイズの縮小につながります。さらに画像を圧縮する、トリミング部分を削除する方法があります。
図を圧縮する方法をご紹介します。図ツールの「書式」タブから「図の圧縮」ボタンをクリックします。

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「図の圧縮」ダイアログボックスの圧縮オプションで「この画像だけに適用する」のチェックがONかOFFかで選択画像かドキュメント内のすべての図 に適用するかを選びます。
「図のトリミング部分を削除する」のチェックをONにすることでサイズの縮小になります。ただしサイズ変更やアート効果、トリミングなどは「図のリセット」で元に戻りますが、トリミング部分の削除を行った場合はリセットをしても元に戻りませんので元画像を再挿入してください。
「解像度の選択」については適応する項目を選択してください。

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また、画像に編集を加えた場合は、これらの変更を元に戻すための情報がファイルに保存されています。
それらの情報を削除する場合は「ファイル」-「オプション」-「詳細設定」をクリックし、「イメージのサイズと画質」にある「復元用の編集データを破棄する」にチェックを入れてください。

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なお各設定を行う前にバックアップとして、元ファイルをコピーしておく事をおすすめします。

Q.スライド作成での目次やセクション見出しの役割について教えてください。

A.プレゼンテーション資料を作成する際は、ストーリー展開や時間配分による分量にも配慮しますが、さらにレイアウトの視点から見た場合、聞き手が情報の整理をしやすくなるように「目次」「章扉(しょうとびら)」を入れるとより伝わりやすくなります。
作成のパターンは、「表紙→目次→本文内容→章扉→本文内容→まとめ」として、配色や語句の表現を統一させます。
「表紙」のスライドは、画像を挿入したりシンプルにまとめたりと多様にありますが、盛り込む内容として一般的にはテーマ、日付、自社名、ロゴ、作成元の版権、聞き手が特定されたものならば相手様の名前などがあります。

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「目次」は、冒頭部でプレゼンテーションの全容を知らせることにより、聞き手に安心感を与える効果があるのと同時に、作成側の抜け落ちを確認できます。

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「章扉(しょうとびら)」は、セクションの区切りとして分類された話題に意識を切り替えやすくなる効果があります。
目次を利用し色調に変化を付けるだけでも、現在位置や次の展開が明確になり整理や把握がしやすくなります。
スライドマスターの「セクション見出しレイアウト」をカスタマイズして作成しておくと操作性が上がります。

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そして最後のまとめのスライドは全体を網羅するのではなく、初めに提示する課題や提案に対応させた一番伝えたいメッセージを、簡潔にまとめ表示します。

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スライドの役割を生かして効果のあるプレゼンテーション資料を作成して下さい。

Q.スライドを縦書きなどに変更した場合、次に使用するためにテンプレートにすることはできますか?

A.編集したスライドのレイアウトを保存しておくには、スライド内部の共通した書式を管理しているスライドマスターで行いましょう。自分仕様に設定し、後日使えるようにテンプレートとして保存しておくと便利です。「表示」タブの「スライドマスター」から表示されるひと回り大きいものが、共通した設定を行うスライドマスター。点線で各マスターに分岐しているのがスライドレイアウトのマスターです。

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スライドマスターより下にあるものの方が優先の順位が高いため、全スライドに共通の情報やテーマを、先にスライドマスターに入力をするほうがスムーズに作業ができるかと思います。
では、縦書き用のスライドマスターを作成します。縦書きの設定方法はPowerPoint(パワーポイント)2007・2010とPowerPoint(パワーポイント)2013では違いがありますので下図を参考にして下さい。

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「デザイン」タブでスライドの向きを変更すると、同時にスライドマスター画面のほうも縦書きに変更されます。
スライドマスター画面でプレースホルダーを挿入する方法は、「マスターレイアウト」グループの「プレースホルダーの挿入」です。クリックするとマウスポインタの形が「+」に変わりますのでドラッグして大きさを調整してください。

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レイアウトを作成した後は名前の変更をしておきます。ホームタブでレイアウトの挿入をクリックするとオリジナルの名前で表示されます。

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オリジナルで作成したスライドマスターは、共有できるようにテンプレートとして保存すると便利です。
「名前を付けて保存」画面で任意の名前を付け、ファイルの種類ボックスの一覧で、「PowerPoint テンプレート」 を選び、「Office のカスタム テンプレート 」フォルダーに保存します。
プレゼンテーションにテンプレートを使用するには、「デザイン」タブ「テーマ」グループのその他ボタンから「テーマの参照」をクリックし保存場所からテンプレートを適用して下さい。
また [ファイル]、[新規] の順にテンプレートを入れることもできます。PowerPoint 2013 では、[個人用] をクリックして、保存したテンプレートをダブルクリックして下さい。

 

Q.PowerPoint(パワーポイント)でのスライド作成は、テキストボックスの方が使い慣れているのですが、プレースホルダーとの違いはありますか?

A.PowerPoint(パワーポイント)を起動してスライドを表示すると、「クリックしてテキストを入力」などのメッセージが書かれたプレースホルダーが表示されます。
スライド作成では、プレースホルダーのほかにテキストボックスを挿入して、独自にレイアウトを組み立てることもあります。
プレースホルダーとテキストボックスは、どちらも大きさや位置の調整ができ便利なものですが、プレースホルダーはアウトラインに表示され、Word(ワード)にエクスポートできるという特性があり、テキストボックスは図形として扱われるという点での違いがあります。
アウトラインに表示されるということは、構成全体の把握と、PowerPoint(パワーポイント)2007以降なくなった、目次スライドの自動作成機能の代替えにつながります。
アウトラインは、バージョン2007まではアウトラインペインのタブで、バージョン2013以降では表示タブかステータスバーでの切り替えになります。

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PowerPoint(パワーポイント)2007以降での目次作成は、表示されたアウトラインを右クリックから折りたたみ、コピーして目次となるスライドに貼り付けます。
その際、タイトルをテキストボックスで作成した場合は、アウトラインに反映されませんので気をつける必要があります。

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また、プレースホルダーは枠内からテキストがはみ出すとき自動的に文字サイズが小さくなります。
これは左側に出る自動調整オプションで仕様を設定することができます。

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テキストボックスで同じように自動で文字サイズを調整するには、右クリックで「図形の書式設定」から設定することができます。

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それぞれの特性を活用してスライドを作成して下さい。

Q.図形チャートを作成するため、図形の結合について教えてください。

A.PowerPoint(パワーポイント)2013は図形機能が強化されており、「描画ツール」の「図形の挿入グループ」にある「図形の結合」機能を使うことで標準では用意されていない図形が作成できます。

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PowerPoint(パワーポイント)2013の「図形の結合」機能は、5種類あります。
図形2つ以上を選択することでコマンドがアクティブになりますが、最終的に図形の色として残したい方を先に選択するのがポイントです。
「接合」は複数の図形を1つにまとめます。グループ化のように、個々の図形のサイズや位置を修正することはできず完全に1つの図形になります。

「型抜き/合成」は図形を別の図形で型抜きします。
「切り出し」は重なって描画されている複数の図形を、重なり部分もひとつの図形として分解します。
「重なり抽出」は重なった部分だけを取り出します。
「単純型抜き」は重なっている一方の図形をそのまま取り除きます。

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PowerPoint(パワーポイント)2010バージョンでは、コマンドボタンは標準のリボンには含まれていませんが、オプションでリボンのユーザー設定をして「切り出し」を除いたコマンドを表示させることができます。
表示方法は以下のとおりです
オプションで [リボンのユーザー設定] から、[リボンにないコマンド] を選択します。

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リボンに表示させたいコマンドをクリックしてから「追加」ボタンをクリックし、どこに表示させるかを決めます。図の例ではユーザー設定タブと成形加工というグループ名を作成しています。なお、「リボンのユーザー設定」以外にも「クイックアクセスツールバー」を選択して登録することもできますので、操作上使いやすい方を選択してください。
オリジナルの図形を作成することで、メッセージ性の高い図形チャートを提供できると思います。