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PowerPoint(パワーポイント)企業研修セミナー風景

Q.Excel(エクセル)で作成したグラフチャートをPowerPoint(パワーポイント)スライドに貼り付ける際、どの貼り付け方法を選択すれば良いですか。
 
A.プレゼンテーション資料では、Excel(エクセル)でグラフチャートを作成してからスライドに貼り付けることも多くあります。貼り付け方は大きくは「色やフォントの書式」と「データの使い方」に分けられます。
 
PowerPoint(パワーポイント)にExcel(エクセル)グラフチャートを貼り付ける方法_企業研修セミナー01
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【埋め込む】
 
「データの編集」から開かれるExcelファイルは編集できる情報であり、作業用として扱う場合に向いています。しかしそのまま保存すると元のExcel側のサイズに比例してPowerPointファイルも大きくなります。
さらに別シートも見られるため、第3者に渡す際は情報漏洩につながらないよう特に注意が必要です。
 
PowerPoint(パワーポイント)にExcel(エクセル)グラフチャートを貼り付ける方法_企業研修セミナー02
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【リンク】
 
Excelのデータが定期的に更新される社内資料などで利用されます。「リンクを更新」すればPowerPointに反映して更新されます。
しかし保存先を変更したり、他のコンピューターに移した場合にトラブルが起きやすいため管理に注意が必要です。
保存先の変更、また最終の作業として「リンクの解除」は以下とおり行うことができます。
ファイルタブの「情報」から、右下の「ファイルへのリンクの編集」
 
PowerPoint(パワーポイント)にExcel(エクセル)グラフチャートを貼り付ける方法_企業研修セミナー03
 
「リンク」ダイアログボックスを表示します。
 
PowerPoint(パワーポイント)にExcel(エクセル)グラフチャートを貼り付ける方法_企業研修セミナー04
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【図】
 
数値等の変更があった場合、改めて作成することになります。しかし情報漏洩を避けることができるため、特に社外向け資料では、最終的に図として貼り付ける方法が適しています。
それぞれの特性を生かして選択していただければと思います。
 

Q.PowerPoint(パワーポイント)のスライドを作成する際、他のアプリケーションソフトからどのように取り込めばよいでしょうか。
 
A.スライド作成では、他のアプリケーションソフトで作成したファイルを「インポート」することで、自動的にスライドの骨格を作成することができます。
以下にインポートの方法と下書きの作成についてご紹介いたします。
 
 
【インポートの方法】
 
ホームタブの「新しいスライド」をクリックします。
Word(ワード)またはメモ帳からの取り込みは「アウトラインからスライド」。
別のプレゼンテーションからの取り込みは「スライドの再利用」でファイルを指定します。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート001~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
インポートに使用する下書きは、階層構成にしておくことでスライドが自動的に追加されます。
 
 
【Wordで下書き】
 
「アウトラインモード」にするか、またはホームタブの「スタイル」で階層構成にします。
「スタイルの見出し」は標準の場合「アウトラインのレベル」と対応関係にあります。
階層構成にすると「レベル1」が「プレースホルダーのタイトル」に、「レベル2」以降が「コンテンツ」に表示されます。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート002~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
 
【メモ帳で下書き】
 
メモ帳で作成したテキストは改行ごとに各スライドのタイトルになります。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート003~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【既存のスライドを取り込む】
 
「スライドの再利用」で表示される右側のスライドをクリックすると、スライドが追加されます。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート004~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
レイアウト等は、インポートでの骨格作成後に行うことで時間の短縮につながります。
 

PowerPoint(パワーポイント)研修セミナーの風景

Q.PowerPoint(パワーポイント)2013で枚数の多いスライドからノートを一括で削除する方法を教えてください。

A.ノート機能は、プレゼンテーションを行う際に発表用原稿や注意点の補足を記しておける便利なものです。
しかしプレゼンテーションファイルを第3者に渡す場合は、ノートの内部的な情報を残したまま送らないよう注意をする必要があります。
そこで「ノートの入力」を一括で削除する方法をご紹介します。
 
1.「ファイル」タブの「情報」にある「問題のチェック」からドキュメント検査を行います。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ01
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.「ドキュメント検査」ダイアログボックスで、検査対象の項目がONであることを確認し「検査」をクリックします。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ02
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.検査結果から削除する項目の「すべて削除」をクリックします。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ03
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4.プレゼンテーションノート項目が「すべてのプレゼンテーションノートが削除されました」という表示に変わります。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ04
 
 
 
 
 
 
 
 
隠しプロパティや個人情報も同様に削除をすることができます。
その他、エクスポートから「配布資料の作成」として取り込む場合は「空白行」にレイアウトすることでノートを非表示にできます。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ05
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
また「PDFファイル」に変換する際は、発行オプションで発行対象を「スライド」にすることでノートを含めず発行することができます。
 

Q.スライドにハイパーリンク設定するとフォントのカラーが変更されてしまいます。リンクされたフォントのカラーを変更させない対策はありますか?

A.PowerPoint(パワーポイント)でプレゼンテーションを行うにあたり、要約を記述したスライドと説明のスライドを行き来することがあります。
スライド作成の段階では、挿入タブの「ハイパーリンク」や「動作」コマンドでスライド間にアクセスするための設定をします。
しかし、文字列にハイパーリンクを設定すると、フォントのカラーが変わり全体のテーマカラーのバランスが崩れることがあります。

 

文字列にリンク設定イメージ_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 

これは、ハイパーリンクのテキストのカラーが、スライドに適用している「テーマ」に起因しているものです。デフォルトでもofficeテーマとなっており、デザインタブの「配色」から「色のカスタマイズ」を確認するとテキスト、アクセント、ハイパーリンクなどにカラーの設定がされています。

 

新しい配色パターンの作成イメージ_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

「ハイパーリンク」と「表示済みのハイパーリンク」のカラーをテキストと同じに設定することでカラーを調整できます。

 

また、次の方法もよく使われていますのでご参考にしてください。
テキストボックスや図形内に文字列を配置して、その領域にリンクの設定をするとカラー、下線ともに表示されません。

 

テキストボックスにハイパーリンクを設定したイメージ_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 
 

尚、テキストボックスまたは図形の塗りつぶしや枠線は、スライドの背景色に合わせて編集してください。

 

PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

Q.PowerPoint(パワーポイント)でロゴや写真のイメージで配色で作成したいのですが、どのようにしたらよいですか?

A.PowerPoint(パワーポイント)もWord(ワード)同様にテーマの組み込みの配色をシンボルカラーに合わせてカスタマイズすることができます。
バージョン2013のスポイト機能と、ペイントソフトからのカラーコード取得、さらに配色を作成する方法をご紹介します。

 

【バージョン2013スポイトで色を抽出する方法】

 

「描画ツール」と、「図ツール」ではスポイトの場所が異なります。
図形などの「描画ツール」では「図形の塗りつぶし」からスポイトを選択します。

 

配色設定カスタマイズ機能イメージ1_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 

写真など「図ツール」のスポイトは、「色」コマンドにあります。

 

配色設定カスタマイズ機能イメージ2_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 
 

【バージョン2010はペイントソフトを利用する】

 

「ペイントソフト」を使いスポイトで色を抽出します。「色の選択」をクリックするとカラーコードが表示されますのでメモしておきます。

 

配色設定カスタマイズ機能イメージ3_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 
 

【オリジナルの配色を作成する】

 

「デザイン」タブの「配色」から「新しい配色パターンの作成」ダイアログボックスを表示します。
2013は「バリエーション」のその他ボタンから配色を選択し「色のカスタマイズ」。
2010は「テーマ」グループの配色をクリックし「新しい配色パターンの作成」。

 

配色設定カスタマイズ機能イメージ4_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 

変更するアクセントを選択し「その他の色」からカラーコードの数値を入力します。テキストやアクセントとはカラーパレットの左から右への並びに対応しています。

 

配色設定カスタマイズ機能イメージ5_PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー

 

カラーパレットがオリジナルの配色に変わり、設定した10色と、明度を5段階に変えた色が表示されます。