Home 業務効率化全般

企業研修講師派遣のBESTグループ
出張パソコン教室ITスクール
webコンサルティングスクール
パソコンの家庭教師BEST

xcel(エクセル)関数|VLOOKUP(ブイルックアップ)・MATCH(マッチ)・COLUMN(コラム)セミナー風景

Q.VLOOKUP(ブイルックアップ)関数のコピーで列番号を自動的に変える方法はありますか。
 
A.Excel(エクセル)業務でデータの転記に使用されるVLOOKUP(ブイルックアップ)関数は、数式を右にコピーすると、下図のように同じ列番号のまま表示されるため個々に列番号の修整をする作業が必要になります。
 
Excel(エクセル)関数|VLOOKUP(ブイルックアップ)・MATCH(マッチ)・COLUMN(コラム)企業研修セミナー事例001
 
 
そこで列番号を自動的に変更する便利な関数として、2つご紹介致します。
MATCH(マッチ)関数COLUMN(コラム)関数です。
 
 
【MATCH関数】
 
指定した値が、指定した範囲の中で何番目にあるか番号で取得する関数です。
横方向の範囲指定では左から何番目にあるか、縦方向の範囲指定では上から何番目にあるかを返します。
引数は、=MATCH(検査値,検査範囲,照合の種類)
列番号をMATCH関数で指定した数式は次の通りです。
 
Excel(エクセル)関数|VLOOKUP(ブイルックアップ)・MATCH(マッチ)・COLUMN(コラム)企業研修セミナー事例002
 
MATCH関数で「項目名」が範囲の何列目にあるかを求めているため、入力する表と範囲一覧表の「項目の並びが不規則」でも結果を求めることができます。
 
 
【COLUMN関数】
 
指定したセルの列番号を返し、省略すると関数を入力したセルの列番号を返します。
ナンバリングの際に使用すると、列の削除があっても自動的に連番を作ることができます。
引数は、=COLUMN(範囲)
列番号をCOLUMN関数で指定した数式は次の通りです。
 
Excel(エクセル)関数|VLOOKUP(ブイルックアップ)・MATCH(マッチ)・COLUMN(コラム)企業研修セミナー事例003
 
ここでは、COLUMN関数から「2」を減算することで範囲一覧表の列番号に合わせています。
 
Excel(エクセル)関数|VLOOKUP(ブイルックアップ)・MATCH(マッチ)・COLUMN(コラム)企業研修セミナー事例004
 
なお、COLUMN関数を列番号に使用するには、VLOOKUP関数を入力する表と範囲一覧表の「項目の並びが同じ」である必要があります。
 

Q.PowerPoint(パワーポイント)のスライドを作成する際、他のアプリケーションソフトからどのように取り込めばよいでしょうか。
 
A.スライド作成では、他のアプリケーションソフトで作成したファイルを「インポート」することで、自動的にスライドの骨格を作成することができます。
以下にインポートの方法と下書きの作成についてご紹介いたします。
 
 
【インポートの方法】
 
ホームタブの「新しいスライド」をクリックします。
Word(ワード)またはメモ帳からの取り込みは「アウトラインからスライド」。
別のプレゼンテーションからの取り込みは「スライドの再利用」でファイルを指定します。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート001~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
インポートに使用する下書きは、階層構成にしておくことでスライドが自動的に追加されます。
 
 
【Wordで下書き】
 
「アウトラインモード」にするか、またはホームタブの「スタイル」で階層構成にします。
「スタイルの見出し」は標準の場合「アウトラインのレベル」と対応関係にあります。
階層構成にすると「レベル1」が「プレースホルダーのタイトル」に、「レベル2」以降が「コンテンツ」に表示されます。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート002~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
 
【メモ帳で下書き】
 
メモ帳で作成したテキストは改行ごとに各スライドのタイトルになります。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート003~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
【既存のスライドを取り込む】
 
「スライドの再利用」で表示される右側のスライドをクリックすると、スライドが追加されます。
 
PowerPointにWord、メモ帳ファイルのインポート004~PowerPoint企業研修セミナー講師派遣より
 
 
レイアウト等は、インポートでの骨格作成後に行うことで時間の短縮につながります。
 

Q.Word(ワード)の別の文書で設定した「見出し1」などのスタイルと同じものを作成したいのですが簡単にできる方法はありますか。
 
A.設定したスタイルは、そのスタイルを定義したドキュメントに格納され、そのドキュメント内での使用となるため、テンプレートを利用したり改めてスタイルを作成することがあるかと思います。
しかし「スタイルのコピー」をすることで、文書間やテンプレート間、または文書とテンプレートでスタイルを使用することができます。
スタイルのコピーは「構成内容変更」ダイアログボックスで行います。
 
はじめに表示の方法を2通りご紹介致します。
 
<方法1>開発タブから表示
 
「文書テンプレート」を選択し「テンプレートとアドイン」ダイアログボックスから「構成内容変更」コマンドをクリック。
 
 Word(ワード)2013スタイルのコピーをする方法01_Word(ワード)企業研修セミナー
 
<方法2>ホームタブから表示
 
スタイルグループの右下にあるボタンから「スタイルの管理」を選択し「インポート/エクスポート」をクリック。
 
Word(ワード)2013スタイルのコピーをする方法02_Word(ワード)企業研修セミナー
 
「構成内容変更」ダイアログボックス表示後の操作手順は以下になります。
 
1.表示された「構成内容変更」は左右とも「コピー元」であり「ファイルを閉じる」になっています。
 
Word(ワード)2013スタイルのコピーをする方法03_Word(ワード)企業研修セミナー
 
2.Normal.dotmの「ファイルを閉じる」をクリックすると「ファイルを開く」に変わりますので保存先のファイルを指定します。
 
Word(ワード)2013スタイルのコピーをする方法04_Word(ワード)企業研修セミナー
 
3.スタイルを選択すると「コピー元」と「コピー先」の表示になりますので、中央の「コピー」をクリックします。
 
Word(ワード)2013スタイルのコピーをする方法05_Word(ワード)企業研修セミナー
 
4.「既存のスタイル”選択したスタイル”を上書きしますか?」と表示されますので「はい」または「すべて上書き」として下さい。
 

Excel企業向け集合研修(関数)セミナー風景

Q.リストから条件を変えて合計を出すためDSUM(デーサム)関数の使い方を教えてください。
 
A.データベース関数のDSUM(デーサム)関数は、データベースの指定された列(フィールド)を検索し、検索条件を満たす行(レコード)の合計値を求める関数です。
 特徴は第3引数の「検索条件」にあり、「別表」を検索条件範囲として指定する点です。「別表」のフィールド名は元のデータベースと同じものにします。以下に引数と使用事例をご紹介いたします。
 
 
  引数は=DSUM(データベース, フィールド, 検索条件)
 
 
【事例1】条件を横に追加入力することでAND条件となる
 ※支店名《かつ》商品名の金額を合計する
 
Excel企業研修(DSUM関数)セミナー1
 
 
【事例2】条件の追加を下の行にとり、条件範囲を設定することでOR条件となる
 ※岐阜支店《または》秋田支店の金額を合計する
 
Excel企業研修(DSUM関数)セミナー2
 
 ※注意点:OR条件が必要なくなった場合、必ず範囲設定をやり直します。文字列を削除するだけでは「上の行の文字列条件、または条件を指定しない」というOR条件で認識されるためです。
 
 
【事例3】ワイルドカードで条件を指定する
 ※「白神」を含む商品の金額を合計する
 
Excel企業研修(DSUM関数)セミナー3
 
 ※注意点: * (アスタリスク)の前後に「=”=」と「 ” 」を付ける。
 
 
【事例4】比較演算子で条件を指定し特定範囲を合計する
 ※条件のフィールド「日付」を追加し、比較演算子で「>=2月4日以降<=2月8日以前」
  の金額を合計する
 
Excel企業研修(DSUM関数)セミナー4
 
 
なお、条件のセルが空欄の場合は、全てのデータが対象になります。

PowerPoint(パワーポイント)研修セミナーの風景

Q.PowerPoint(パワーポイント)2013で枚数の多いスライドからノートを一括で削除する方法を教えてください。

A.ノート機能は、プレゼンテーションを行う際に発表用原稿や注意点の補足を記しておける便利なものです。
しかしプレゼンテーションファイルを第3者に渡す場合は、ノートの内部的な情報を残したまま送らないよう注意をする必要があります。
そこで「ノートの入力」を一括で削除する方法をご紹介します。
 
1.「ファイル」タブの「情報」にある「問題のチェック」からドキュメント検査を行います。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ01
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.「ドキュメント検査」ダイアログボックスで、検査対象の項目がONであることを確認し「検査」をクリックします。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ02
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.検査結果から削除する項目の「すべて削除」をクリックします。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ03
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4.プレゼンテーションノート項目が「すべてのプレゼンテーションノートが削除されました」という表示に変わります。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ04
 
 
 
 
 
 
 
 
隠しプロパティや個人情報も同様に削除をすることができます。
その他、エクスポートから「配布資料の作成」として取り込む場合は「空白行」にレイアウトすることでノートを非表示にできます。
 
PowerPoint(パワーポイント)研修セミナー_発表用原稿のノートを一括削除イメージ05
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
また「PDFファイル」に変換する際は、発行オプションで発行対象を「スライド」にすることでノートを含めず発行することができます。